О представлении отчетности ПФР: интервью руководителя Клиентской службы (на правах отдела) в г. Шахты ГУ ОПФР по РО Ольги Гриценко

Отчетность, страхователь – такие далекие от простых жителей Ростовской области слова. Но это  только на первый взгляд. На самом деле касаются эти понятия каждого – в первую очередь,  работающего человека.

—  Какие изменения в отчетности произошли в последнее время?

Система представления отчетности  ПФР сейчас уже достаточно стабильна и значительным изменениям формы и сроки представления отчетности не подвергаются. Однако с 1 июля этого года появилось одно из нововведений —  дополнение формы сведений о трудовой деятельности работников кодом выполняемой функции, а также сведениями о работе в районах Крайнего Севера, либо приравненных к ним местностях.

— У  каждой профессии свой код теперь?

Код позволяет отражать основной и дополнительный вид деятельности работника. Информация необходима для ведения электронной трудовой книжки – а она, как мы знаем, ведется также и у тех, кто выбрал бумажный вариант документа.

 — Какие виды отчетности сейчас представляют работодатели в Пенсионный фонд?

На сегодняшний день работодатели представляют в ПФР три основных вида отчетности: сведения о застрахованных лицах  — т.е. работниках — по форме СЗВ-М, сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД и сведения о страховом стаже по форме СЗВ-СТАЖ. Кроме того, работодатели ежеквартально представляют в налоговые органы расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Сведения о выплатах и страховых взносам затем передаются налоговыми органами в Пенсионный фонд и отражаются на индивидуальных лицевых счетах.

 — Все это работодатели представляют в один и тот же срок? Рассматривает ли Пенсионный фонд возможность объединения сведений в один отчет, что было бы удобнее для работодателей?

Сроки представления отчетности, как и ее содержание, различны. Поэтому вопрос об упразднении ряда отчетов за счет расширения состава других форм отчетности не рассматривается. Так, форма СЗВ-М представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. В нем  содержатся сведения обо всех лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые либо гражданско-правовые договоры. Если проще – информация о всех сотрудниках предприятия.

— Что содержит форма СЗВ-ТД?

Эта форма — аналог бумажной трудовой книжки и включает информацию о кадровых мероприятиях. Это прием, перевод, увольнение работника. Причем, сведения о приеме и увольнении должны быть переданы в ПФР не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Например, во вторник уволили, не позднее среды должны об этом сообщить.  При наличии иных кадровых мероприятиях форма СЗВ-ТД направляется в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором было кадровое мероприятие.

 

— При приеме и увольнении форма СЗВ-ТД должна быть представлена не позднее дня, следующего за днем издания приказа. Но иногда возникают случаи, когда в приказе указана более поздняя дата приема или увольнения. Как быть с отчетностью в такой ситуации?

Независимо от даты фактического приема/увольнения работника срок представления отчетности отсчитывается именно со дня издания приказа. Например, сегодня издан приказ о приеме на работу с 15 ноября. Отчет должен быть представлен не позднее 16-го числа. В случае же, если сотрудник по каким-либо причинам фактически не приступил к работе в установленный приказом срок и приказ о приеме аннулируется, работодатель направляет в ПФР новую форму СЗВ-ТД, в которой отменяет ранее представленную запись о приеме на работу.

— И у нас осталась еще форма  СЗВ-СТАЖ…

Эту форму представляют не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В ней содержатся сведения о периодах стажа каждого работающего у страхователя лица, включая лиц, с которым заключены гражданско-правовые договоры.

 — Каждый работодатель обязан представлять все перечисленные виды отчетности.  Или есть исключения, особенности?

Отдельные особенности, конечно, есть. Форма СЗВ-ТД представляется только в отношении сотрудников, работающих по трудовым договорам. Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ представляются и на работников, привлеченных к труду по договорам гражданско-правового характера.

При этом в отношении руководителей и членов некоммерческих организаций, безвозмездно выполняющих трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ представлять  не надо.

— Какую ответственность несут работодатели за несвоевременно или недостоверно сданную отчетность?

К таким  страхователям применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, т.е. работника.

Кроме того, должностные лица полежат привлечению к административной ответственности. Размер административного штрафа определяется судом в диапазоне от трехсот до пятисот рублей. За нарушения в части представления СЗВ-ТД также предусмотрены административные штрафы. Поскольку СЗВ-ТД являются сведениями о трудовой деятельности, а вопросы, связанные с трудом, регулируются Трудовым Кодексом РФ, контроль за соблюдением работодателями сроков представления СЗВ-ТД осуществляет Государственная инспекция труда.

— А чем обусловлены такие, достаточно серьезные, размеры санкций? Пенсионный фонд как-то использует информацию из отчетности работодателей?

Конечно. В целом, отчетность страхователей является источником для пополнения индивидуальных лицевых счетов граждан, а на основании сведений из лицевых счетов определяются право и размер будущей пенсии.

По сведениям из формы СЗВ-М  формируется реестр работающих граждан. Он учитывается Пенсионным фондом при осуществлении ежемесячной индексации пенсии неработающим пенсионерам. Следовательно, если страхователь не представил форму СЗВ-М в отношении пенсионера, пенсия будет неправомерно проиндексирована. Это приводит к переплатам пенсии, возмещение которых будет впоследствии возложено на работодателя.

— А сведения СЗВ-СТАЖ?

Сведения из формы СЗВ-СТАЖ используются для определения права на назначение страховой пенсии по старости. Непредставление страхователем сведений о стаже может лишить работника права на назначение пенсии.

Сведения о трудовой деятельности используются, в частности, центрами занятости населения при определении права гражданина, потерявшего работу, на получение пособия по безработице. Таким образом, предоставление работодателями недостоверных сведений может повлечь нарушение прав гражданина на социальное обеспечение.

— С учетом значимости для граждан сведений, представляемых работодателями, размер санкций вполне обоснован. Но как работодателям не запутаться в таком многообразии отчетности?

Основное пожелание — при подготовке отчетности организовать тесное взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы. Как показывает практика сверки Пенсионным фондом представляемых работодателями форм отчетности, основные ошибки возникают как раз из-за несогласованности действий названных служб.

Важно помнить, что со дня приема сотрудника на работу возникает необходимость представить форму СЗВ-ТД. Начиная с месяца, в котором сотрудник принят на работу и заканчивая месяцем, в котором сотрудник уволен, необходимо сдавать форму СЗВ-М. По итогам года весь период работы должен быть включен в форму СЗВ-СТАЖ. При этом, дата начала периода должна соответствовать дате приема (если сотрудник принят на работу в отчетном году), а окончание периода — дате увольнения (если сотрудник уволен в отчетном году).

Часто возникают ситуации, когда работодатели забывают представлять форму СЗВ-М в отношении сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Еще раз хочу обратить внимание слушателей, что сведения о работающих по форме СЗВ-М представляются в течение всего периода с момента приема и до момента увольнения.

Обеспечить достоверность представляемой отчетности можно при условии сверки данных бухгалтерского и кадрового учета.